Добро пожаловать или…
Наталья Володина
Наталья Володина
директор по персоналу Otto Group Russia

Добро пожаловать или…

Адаптация новых сотрудников: пять советов руководителю.
Опыт показывает, что не все руководители уделяют должное внимание адаптации сотрудников, отдавая её на откуп коллегам новичка или службе персонала. Своё решение руководители мотивируют тем, что у них нет достаточно ресурсов (времени, желания и терпения) для полноценной адаптации не только на уровне бизнес-процессов, но и на уровне корпоративной культуры, взаимоотношений с коллегами.

Между тем первые недели работы – это всегда стресс для сотрудника. В соответствии со шкалой стресс-факторов, составленной американским психологом М. Аргайлом, увольнение (и последующие события, связанные со сменой работы) приравнено к стрессу среднего уровня и составляет 47% по отношению к максимальному стрессу. По шкале стрессогенных факторов Холмса – Рея смена места работы находится на третьем месте по силе воздействия на человека после смерти близкого родственника и развода.

В пользу необходимости адаптации красноречиво говорят следующие цифры. Порядка 80% людей, не проработавших на новом месте и года, принимают решение об уходе из компании в первые две недели. Почему так случается? Обычна ситуация, когда новичок сталкивается с большим количеством трудностей, причём основная их масса порождается отсутствием информации о порядке работы и месте расположения отдельных подразделений организации. Реальность, в которую попадают новые сотрудники, не всегда отвечает их ожиданиям. Причины тому могут быть разные. Например, информация о положении дел в компании, полученная сотрудником в ходе его собеседований с представителями службы персонала и непосредственным руководителем, не соответствует истинной ситуации; или же, приступив к работе, сотрудник оказывается в ненамеренно созданном информационном вакууме, что влияет как на объективные результаты его работы, так и на его личную удовлетворённость.

Совет № 1: не отождествляйте испытательный и адаптационный сроки.
Руководители часто приравнивают испытательный и адаптационный сроки друг к другу, однако надо помнить, что это отнюдь не тождественные понятия. Испытательный срок – это юридический термин (ст. 70-71 ТК РФ), и он может быть сокращён решением руководителя, в то время как адаптационный период останется прежним.

Определяя продолжительность адаптационного периода, важно помнить, что три месяца – немалый период, и если в течение этого времени от сотрудника нет отдачи, то такой результат вряд ли будет приемлем для компании. Хотя в то же время этот срок может оказаться недостаточным для успешной «социализации», то есть процесса усвоения новичком определённой системы знаний, норм и ценностей, позволяющих ему стать полноправным членом коллектива.

Совет № 2: определите, насколько можно снизить издержки предприятия, достигая цели адаптации.
Целью адаптации новичков является снижение издержек организации, которое происходит за счёт следующих факторов.

1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность через достижение им необходимой эффективности работы в минимальные сроки и уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.

2. Сокращение уровня текучести кадров через снижение количества сотрудников, не прошедших испытательный срок, и сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы.

Выгодами, получаемыми сотрудником после прохождения адаптации, являются:
– получение полной информации, требуемой для эффективной работы;
– снижение уровня неопределённости и беспокойства;
– повышение удовлетворённости работой и развитие позитивного отношения к компании в целом;
– освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения; 
– выстраивание схем взаимодействия с коллегами;
– получение «обратной связи» от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока.

Выгодами, получаемыми предприятием с выстроенной системой адаптации, являются:
– создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;
– выявление недостатков существующей в компании системы подбора; 
– возможность планирования карьеры нового сотрудника на период 1–2 лет;
– развитие управленческих компетенций наставников и линейных 
руководителей;
– обоснование кадровых решений в отношении как новичков, так и наставников после окончания адаптационного периода; 
– повышение лояльности сотрудника компании как работодателю.

Совет № 3: работая с новичками, учитывайте разные аспекты адаптации и применяйте разные адаптационные инструменты.
Выстраивая работу с новыми сотрудниками, руководителю важно помнить, что аспекты адаптации бывают разными, а значит, для каждого новичка могут быть свои приоритеты в первые недели работы.

Новому сотруднику необходимо, прежде всего, адаптироваться в компании (организационная адаптация), т.е. получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности в компании: «Каковы стратегические цели, приоритеты, структура компании?», «Кто принимает решения?», «Как оформить командировку?», «Где находится IT-отдел?». Организационная адаптация – один из самых сложных этапов освоения сотрудника в компании, так как она подразумевает получение и анализ большого объёма информации. К сожалению, не многие предприятия в состоянии обеспечить сотрудников необходимой информацией в структурированном виде из-за отсутствия прописанных правил и процедур, и новичку приходится разбираться во всех тонкостях самостоятельно.

Следующий шаг – адаптация в коллективе (социально-психологическая адаптация). Приходя на работу, человек принимает те нормы поведения и общения, которые существуют в коллективе, включается в систему взаимоотношений с коллегами. На этом этапе он знакомится с «атмосферой компании» – корпоративной культурой. Не менее важным аспектом является профессиональная адаптация, которую можно назвать «дообучением», она напрямую связана с приобретением новым сотрудником недостающих знаний и навыков в профессиональной области. Профессиональная адаптация обычно необходима в случаях, когда новичок обладает заведомо более низкими профессиональными компетенциями, чем требуется для эффективного выполнения его должностных обязанностей, или же в компании приняты собственные стандарты работы (профессиональные или технологические), до которых нужно «доучить» человека.


Совет № 4: проверьте, предпринимаете ли вы все необходимые действия на каждом этапе адаптации.
Также руководителю важно иметь понимание о том, на какие этапы можно разделить процесс адаптации нового сотрудника и какие шаги ожидаются от непосредственного руководителя. Рассмотрим каждый этап в отдельности.

До начала работы нового сотрудника в компании… 
- Подготовьте рабочее место сотрудника. В случае если речь идёт 
о сотруднике производственного подразделения, необходимо заранее подготовить инструменты, которые потребуются ему для работы, и комплект рабочей одежды. 
- Подготовьте План адаптации, который будет включать все необходимые обучающие и иные мероприятия для новичка.
- Определите наставника. Идеально, если в компании есть реестр наставников, которые были отобраны и обучены необходимым компетенциям. 
- Проинформируйте коллектив о выходе нового сотрудника. В первый день работы сотрудника… 
- Организуйте оформление сотрудника в отделе кадров, ознакомление с положениями, должностной инструкцией, локальными нормативными актами, проведение инструктажа на рабочем месте.
- Организуйте выдачу сотруднику информационной папки, содержащей как необходимую информацию для работы в первые дни, так и разработанный для него План адаптации. 
- Встретьтесь с новичком для постановки целей на период прохождения адаптации и разъяснения плана вхождения в должность. 
- Познакомьте сотрудника с наставником и с коллегами, проведите ознакомительную экскурсию по подразделению. Во время вхождения в должность… 
- Обеспечьте участие сотрудника во всех запланированных обучающих и иных адаптационных мероприятиях, управляя в этот период его ежедневной загрузкой. 
- Обеспечьте эффективную работу новичка с наставником.
- Контролируйте процесс адаптации во время промежуточных встреч (раз в две недели как минимум), в ходе которых возможна корректировка перечня адаптационных мероприятий.

За неделю до окончания испытательного срока…
- Подведите итоги адаптации сотрудника. В случае негативного решения можно предложить перевод на другое место работы в рамках компании или уволить. В случае положительного решения – поздравить с прохождением испытательного срока. 
- Определите ключевые задачи на год и, при необходимости, разработайте план индивидуального развития работника.

Совет № 5: уделите больше внимания, чем раньше, подготовке первого дня сотрудника.
Первый день сотрудника должен быть подготовлен заранее. Часто бывает так, что компании де-юре обладают разработанными адаптационными инструментами, а де-факто оказываются абсолютно не готовы к приёму нового сотрудника. Детально разработанные программы адаптации не заменят эмоциональной составляющей первого дня сотрудника на новом месте, в ходе которого он невольно оценивает реальное отношение к нему. Также неправильно назначать выход нового сотрудника на тот день, когда его непосредственный руководитель находится в отпуске или командировке.

Ожидая появления нового сотрудника в офисе, проверьте, что вы подготовили не только рабочее место, на котором нет никаких вещей, оставшихся от предыдущего сотрудника, но и небольшой знак приветствия от коллег: это может быть открытка с поздравлением с новой работой, небольшая шоколадка, корпоративный сувенир. Знаки внимания могут быть совершенно разные и ограничиваются лишь фантазией сотрудников организации.

Если есть возможность, то предупредите работников этого и смежных подразделений о появлении их нового коллеги.

Важно не столько довести всю подробную информацию в первый же день, сколько объяснить сотруднику, где её можно самостоятельно найти в будущем. Цель первого дня нового сотрудника – сформировать у него положительное впечатление о компании и вызвать воодушевление к работе в ней. Вы добились успеха, если в конце первого дня сотрудник гордится тем, что работает в вашей компании.

Узнаете ли себя?
В ходе исследования, проведённого автором статьи в крупном машиностроительном холдинге, были выявлены ошибки, которые компании допускают в процессе адаптации новых сотрудников. Приведём некоторые из них.

- Личное общение подменяется самостоятельным изучением корпоративных документов: одного сотрудника на несколько часов оставили в переговорной комнате, предложив ознакомиться с несколькими папками документов.

- Информация на вводных курсах подаётся слишком формально и скучно, либо, наоборот, носит слишком неформальный характер, вынуждая сотрудников чувствовать себя неловко в компании новых коллег: задание для двух новичков заключалось в том, чтобы они наперегонки прыгали вдоль стены и пели гимн компании.

- Появления новых сотрудников никто не замечает: сотрудник к вечеру первого дня узнал, что его руководитель ждал его появления в офисе только через неделю, другой сотрудник, просидев до обеда на стуле рядом со столом отсутствующего начальника, понял, что его коллеги принимают его за посетителя.

- Роль наставников не определена: 20% респондентов внутрикорпоративного исследования одной компании на вопрос: «Был ли у вас наставник?» – ответили: «Не знаю». 

Конечно, эти примеры вызывают улыбку, но только в том случае, если они произошли не в вашей компании.
Качественный рост
Владимир Никитин, начальник Департамента по организации, оплате и мотивации труда ,

Повышение производительности труда как драйвер роста эффективности деятельности компании

Рубрики: Управление персоналом
Архитектура компании
Виталий Градобоев, начальник организационно-штатного управления Департамента по организации, оплате и мотивации труда ,

Организационный дизайн как одна из составляющих эффективности

Рубрики: Управление персоналом
По заслугам
Владимир Никитин, начальник Департамента по организации, оплате и мотивации труда ,

Повышение эффективности труда и качества жизни работников ОАО «РЖД»

Рубрики: Управление персоналом
Цифровое поколение
Евгения Шамис, генеральный директор консалтинговой компании Sherpa S Pro, основатель и координатор проекта «RuGenerations – российская школа Теории поколений», автор книг «Теория поколений: необыкновенный Икс» и «Теория поколений: стратегия Беби-бумеров»,

Профессионалам всех возрастов важно адаптироваться в реалиях нового digital-мира

Рубрики: Управление персоналом
Ставка на Zero

Как в компании «РЖД» стремятся к повышению безопасности труда

Рубрики: Управление персоналом

Рубрики


Библиотека Корпоративного университета РЖД

Кто бы мог подумать! Как мозг заставляет нас делать глупости
Ася Казанцева
«Кто бы мог подумать! Как мозг заставляет нас делать глупости». Издательство «Corpus» 2023 год
Перепрошивка: как защитить свой мозг в цифровую эпоху
Карл Марси
«Перепрошивка: как защитить свой мозг в цифровую эпоху». Издательство «Альпина нон-фикшн» 2023 год
Почему не все любят ходить на работу. Правда о вовлечённости сотрудников
Патрик Ленсиони
«Почему не все любят ходить на работу. Правда о вовлечённости сотрудников». Издательство «Манн, Иванов и Фербер» 2017 год
Автором и владельцем сайта WWW.GUDOK.RU © является АО «Издательский дом «Гудок».
Пожалуйста, ВНИМАТЕЛЬНО прочитайте Правила использования материалов нашего ресурса

Адрес редакции: 105066, Москва, ул. Старая Басманная, 38/2, строение 3
Телефоны: (499) 262-15-56, (499) 262-26-53 Реклама: (499) 753-49-53
E-mail: gudok@css-rzd.ru; welcome@gudok.ru