Лучше меньше, да лучше

Лучше меньше, да лучше

По итогам корпоративного мероприятия «Живая культура», прошедшего летом на полигоне Горьковской железной дороги, было определено шесть направлений, по которым необходимо вести работу для повышения эффективности корпоративной культуры. Одно из них – разработка новой системы планирования и проведения совещаний. Новый подход к совещаниям призван сделать их более эффективными.
О том, как сегодня проходят совещания на полигоне дороги и какими должны стать совещания в ближайшем будущем, рассказывает руководитель проекта «Разработка системы планирования совещаний» первый заместитель начальника железной дороги Александр Процкий.

– Александр Васильевич, почему практика совещаний стала одной из приоритетных тем для работы в рамках развития корпоративной культуры? 
– Когда мы стали разбираться с тем, какая у нас сейчас корпоративная культура и какая нам нужна, чтобы компания могла более эффективно решать поставленные перед ней задачи, было выявлено несколько зон, которые требуют наиболее пристального внимания и работы. В их числе – практика проведения совещаний. Дело в том, что существующую систему планирования и проведения совещаний в настоящее время нельзя назвать оптимальной. 

– За счёт чего её планируется улучшить? 
– С одной стороны, необходимо работать над содержательной стороной совещаний. Ведь зачастую доклады имеют низкую информационную и смысловую насыщенность. Также на совещании, да и во время подготовки к нему, недостаточно глубоко прорабатываются тематические вопросы. Необходимо обратить внимание и на стиль, в котором проводятся совещания. Излишний авторитаризм и эмоциональность тут недопустимы. С другой стороны, техническая сторона проведения совещаний также далека от совершенства – не выдерживается регламент, дискуссии уходят в сторону от заявленной темы, на совещания приглашаются руководители и специалисты, которые не имеют отношения к обсуждаемому вопросу.  Наконец, надо признать, что имеют место быть совещания, в которых нет необходимости, но они проводятся, потому что внесены были в план – и теперь этот план нужно выполнить. То есть ряд совещаний проводится для ­галочки. В конечном счёте ­низкое качество проведения совещаний ведёт к соответствующему качеству принимаемых на совещаниях решений, к определённым просчётам и технологического, и организационного плана. Бывают случаи, когда принимаются взаимоисключающие решения. Но самое главное, компания теряет невосполнимый ресурс – время. И несёт неоправданно высокие финансовые затраты, ведь высокооплачиваемые специалисты отрываются от исполнения своих непосредственных обязанностей!

– Насколько велики эти затраты – временные и финансовые?
– В августе, когда была запущена работа над проектом, мы начали с того, что проанализировали на полигоне наши видеоконференции и селекторные совещания. Общие цифры у нас получились такие: в августе общее время селекторных совещаний на дороге составило более 812 часов, в совещаниях было задействовано 26 руководителей РЦКУ и дирекций, при этом на каждого руководителя в среднем пришлось более 31 часа. 

– А как эта нагрузка разделилась по подразделениям?
– На селекторных совещаниях, назначенных ОАО «РЖД», наименьшее количество времени (3 часа 5 минут) провели руководители службы охраны труда и промышленной безопасности железной дороги, наибольшее количество руководителей Горьковской дирекции управления движением (108 часов 1 минута) и Горьковской дирекции инфраструктуры (23 часа 27 минут). На селекторных совещаниях, назначенных руководителями железной дороги и региональными дирекциями, наименьшее количество времени (16 часов 44 минуты) провели руководители ремонтных локомотивных депо, путевых машинных станций, моторвагонных депо и региональных центров связи, наибольшее количество времени провели начальники станций (35 часов 2 минуты) и руководители дистанций пути (22 часа 55 минут). 



– Во сколько в целом обошлись селекторные совещания Горьковской железной дороге?
– Если говорить об августе 2014 года, то их стоимость составила 4,47 млн руб. Речь идёт о затратах на организацию аудио- и видеоселекторной связи. Необходимо отметить, что проведённый анализ не учитывает финансовых и временных затрат на подготовку совещания, стоимости человеко-часов, затраченное время на внутренние планерные совещания, совещания, проводимые по конференц-связи, а также выездные и прочие совещания. 

– Получается, что совещания занимают ощутимую часть рабочего времени руководителей на полигоне?
– Да, была выявлена практически полная загрузка начальника Горьковской дирекции тяги в понедельник, четверг и около 50% рабочего времени во вторник и пятницу. Кроме того, имеются наложения отдельных совещаний на одно и то же время. Всего же на совещаниях начальником Горьковской дирекции тяги проведено 36,5 часа при 40-часовой рабочей неделе. 

– Наверное, именно поэтому и у начальника Горьковской железной дороги тема проведения совещаний вызывает особый интерес?
– Да, Анатолий Фёдорович Лесун оказывает нам поддержку в реализации проекта. Но, конечно, не только для того, чтобы найти возможность сэкономить своё время за счёт более прагматичного подхода к проведению совещаний. Речь идёт о том, что на территории железной дороги в целом неэффективно распределяется бюджет рабочего времени всех участников совещаний – и начальников разного уровня, и специалистов, задействованных в подготовке этих совещаний. Необходимо признать, что в настоящее время на железной дороге отсутствует самостоятельный и самодостаточный документ (регламент), который бы определял подробный порядок планирования, организации и проведения совещаний различного характера, охватывающий все уровни управления. 

– На какие результаты нацелены разработчики проекта?
– Наша первоочередная задача – до конца 2014 года завершить разработку системы планирования совещаний. Это должна быть работоспособная система планирования и проведения совещаний, которую можно использовать на всех уровнях управления. В целом же мы хотим снизить общее количество проведения совещаний на полигоне Горьковской железной дороги на 30% до конца 2015 года. Разумеется, речь идёт о снижении количества совещаний без потери качества управления.

– Как идёт работа над проектом?
– Для реализации проекта была создана рабочая группа, которая ведёт работу по нескольким направлениям. Здесь и аудит существующих совещаний, и анализ пожеланий участников совещаний, и построение «идеальной» схемы планирования совещания, и работа над регламентом. Разработана анкета для проведения опроса руководителей по теме планирования и проведения совещаний. На сегодняшний проведён аудит участия руководителей всех уровней в совещаниях. Сделан детальный анализ бюджета времени, которое тратят руководители на совещания. На постоянной основе организовано информирование причастных руководителей о затратах времени и средств на проведение совещаний. Определены основные хозяйства, в которых продолжительность времени совещаний находится в критической зоне. 

– Что будет служить показателем успешности проекта?
– В конечном счёте речь идёт о более эффективной корпоративной культуре. Каждый руководитель должен понимать, что, если в совещании нет необходимости, проводить его ради галочки не нужно. Это позволит сэкономить и время сотрудников, и ресурсы, в том числе и финансовые средства компании. Мы все должны стремиться к тому, чтобы компания работала более эффективно.

– Какие принципы лягут в основу рег­ламента?
– Мы хотим построить регламент на пяти основных принципах: 1) чёткое соблюдение временного регламента и темы совещания; 2) оптимальное распределение рабочего времени для подготовки и проведения совещания; 3) соблюдение норм деловой этики; 4) тщательная подготовка докладов и предварительная проработка проблемных вопросов; 5) привлечение к проведению совещаний только причастных работников.

– Привлекаются ли для разработки проекта внешние эксперты или он реализуется силами Горьковской железной дороги?
– Разработка проекта и его внедрение осуществляются силами руководителей и специалистов Горьковской железной дороги, а также структурных подразделений ОАО «РЖД» на территории железной дороги, входящих в состав рабочей группы по реализации проекта. Общее руководство проекта осуществляю сам лично, а руководит рабочей группой заместитель начальника железной дороги – главный ревизор по безопасности движения поездов Шевкет Нариманович Асанов. Проект реализуется при поддержке Департамента управления персоналом и Центра внутренней политики и развития корпоративной культуры.
Качественный рост
Владимир Никитин, начальник Департамента по организации, оплате и мотивации труда ,

Повышение производительности труда как драйвер роста эффективности деятельности компании

Рубрики: Управление персоналом
Архитектура компании
Виталий Градобоев, начальник организационно-штатного управления Департамента по организации, оплате и мотивации труда ,

Организационный дизайн как одна из составляющих эффективности

Рубрики: Управление персоналом
По заслугам
Владимир Никитин, начальник Департамента по организации, оплате и мотивации труда ,

Повышение эффективности труда и качества жизни работников ОАО «РЖД»

Рубрики: Управление персоналом
Цифровое поколение
Евгения Шамис, генеральный директор консалтинговой компании Sherpa S Pro, основатель и координатор проекта «RuGenerations – российская школа Теории поколений», автор книг «Теория поколений: необыкновенный Икс» и «Теория поколений: стратегия Беби-бумеров»,

Профессионалам всех возрастов важно адаптироваться в реалиях нового digital-мира

Рубрики: Управление персоналом
Ставка на Zero

Как в компании «РЖД» стремятся к повышению безопасности труда

Рубрики: Управление персоналом

Рубрики


Библиотека Корпоративного университета РЖД

Эмоциональный интеллект руководителя. Как развивать и применять
Питер Сэловей, Дэвид Карузо
«Эмоциональный интеллект руководителя. Как развивать и применять». Издательство «Питер» 2017 год
Рисовый штурм и ещё 21 способ мыслить нестандартно
Майкл Микалко
«Рисовый штурм и ещё 21 способ мыслить нестандартно». Издательство «Манн, Иванов и Фербер» 2022 год
Вы, конечно, шутите, мистер Фейнман
Ричард Фейнман
«Вы, конечно, шутите, мистер Фейнман». Издательство «АСТ», 2020 год
Автором и владельцем сайта WWW.GUDOK.RU © является АО «Издательский дом «Гудок».
Пожалуйста, ВНИМАТЕЛЬНО прочитайте Правила использования материалов нашего ресурса

Адрес редакции: 105066, Москва, ул. Старая Басманная, 38/2, строение 3
Телефоны: (499) 262-15-56, (499) 262-26-53 Реклама: (499) 753-49-53
E-mail: gudok@css-rzd.ru; welcome@gudok.ru
о проекте условия использования контакты

Rambler's Top100