Лучше меньше, да лучше

О том, как сегодня проходят совещания на полигоне дороги и какими должны стать совещания в ближайшем будущем, рассказывает руководитель проекта «Разработка системы планирования совещаний» первый заместитель начальника железной дороги Александр Процкий.

– Когда мы стали разбираться с тем, какая у нас сейчас корпоративная культура и какая нам нужна, чтобы компания могла более эффективно решать поставленные перед ней задачи, было выявлено несколько зон, которые требуют наиболее пристального внимания и работы. В их числе – практика проведения совещаний. Дело в том, что существующую систему планирования и проведения совещаний в настоящее время нельзя назвать оптимальной. 

– С одной стороны, необходимо работать над содержательной стороной совещаний. Ведь зачастую доклады имеют низкую информационную и смысловую насыщенность. Также на совещании, да и во время подготовки к нему, недостаточно глубоко прорабатываются тематические вопросы. Необходимо обратить внимание и на стиль, в котором проводятся совещания. Излишний авторитаризм и эмоциональность тут недопустимы. С другой стороны, техническая сторона проведения совещаний также далека от совершенства – не выдерживается регламент, дискуссии уходят в сторону от заявленной темы, на совещания приглашаются руководители и специалисты, которые не имеют отношения к обсуждаемому вопросу.  Наконец, надо признать, что имеют место быть совещания, в которых нет необходимости, но они проводятся, потому что внесены были в план – и теперь этот план нужно выполнить. То есть ряд совещаний проводится для ­галочки. В конечном счёте ­низкое качество проведения совещаний ведёт к соответствующему качеству принимаемых на совещаниях решений, к определённым просчётам и технологического, и организационного плана. Бывают случаи, когда принимаются взаимоисключающие решения. Но самое главное, компания теряет невосполнимый ресурс – время. И несёт неоправданно высокие финансовые затраты, ведь высокооплачиваемые специалисты отрываются от исполнения своих непосредственных обязанностей!

– В августе, когда была запущена работа над проектом, мы начали с того, что проанализировали на полигоне наши видеоконференции и селекторные совещания. Общие цифры у нас получились такие: в августе общее время селекторных совещаний на дороге составило более 812 часов, в совещаниях было задействовано 26 руководителей РЦКУ и дирекций, при этом на каждого руководителя в среднем пришлось более 31 часа. 

– На селекторных совещаниях, назначенных ОАО «РЖД», наименьшее количество времени (3 часа 5 минут) провели руководители службы охраны труда и промышленной безопасности железной дороги, наибольшее количество руководителей Горьковской дирекции управления движением (108 часов 1 минута) и Горьковской дирекции инфраструктуры (23 часа 27 минут). На селекторных совещаниях, назначенных руководителями железной дороги и региональными дирекциями, наименьшее количество времени (16 часов 44 минуты) провели руководители ремонтных локомотивных депо, путевых машинных станций, моторвагонных депо и региональных центров связи, наибольшее количество времени провели начальники станций (35 часов 2 минуты) и руководители дистанций пути (22 часа 55 минут). 

– Если говорить об августе 2014 года, то их стоимость составила 4,47 млн руб. Речь идёт о затратах на организацию аудио- и видеоселекторной связи. Необходимо отметить, что проведённый анализ не учитывает финансовых и временных затрат на подготовку совещания, стоимости человеко-часов, затраченное время на внутренние планерные совещания, совещания, проводимые по конференц-связи, а также выездные и прочие совещания. 

– Да, была выявлена практически полная загрузка начальника Горьковской дирекции тяги в понедельник, четверг и около 50% рабочего времени во вторник и пятницу. Кроме того, имеются наложения отдельных совещаний на одно и то же время. Всего же на совещаниях начальником Горьковской дирекции тяги проведено 36,5 часа при 40-часовой рабочей неделе. 

– Да, Анатолий Фёдорович Лесун оказывает нам поддержку в реализации проекта. Но, конечно, не только для того, чтобы найти возможность сэкономить своё время за счёт более прагматичного подхода к проведению совещаний. Речь идёт о том, что на территории железной дороги в целом неэффективно распределяется бюджет рабочего времени всех участников совещаний – и начальников разного уровня, и специалистов, задействованных в подготовке этих совещаний. Необходимо признать, что в настоящее время на железной дороге отсутствует самостоятельный и самодостаточный документ (регламент), который бы определял подробный порядок планирования, организации и проведения совещаний различного характера, охватывающий все уровни управления. 

– Наша первоочередная задача – до конца 2014 года завершить разработку системы планирования совещаний. Это должна быть работоспособная система планирования и проведения совещаний, которую можно использовать на всех уровнях управления. В целом же мы хотим снизить общее количество проведения совещаний на полигоне Горьковской железной дороги на 30% до конца 2015 года. Разумеется, речь идёт о снижении количества совещаний без потери качества управления.

– Для реализации проекта была создана рабочая группа, которая ведёт работу по нескольким направлениям. Здесь и аудит существующих совещаний, и анализ пожеланий участников совещаний, и построение «идеальной» схемы планирования совещания, и работа над регламентом. Разработана анкета для проведения опроса руководителей по теме планирования и проведения совещаний. На сегодняшний проведён аудит участия руководителей всех уровней в совещаниях. Сделан детальный анализ бюджета времени, которое тратят руководители на совещания. На постоянной основе организовано информирование причастных руководителей о затратах времени и средств на проведение совещаний. Определены основные хозяйства, в которых продолжительность времени совещаний находится в критической зоне. 

– В конечном счёте речь идёт о более эффективной корпоративной культуре. Каждый руководитель должен понимать, что, если в совещании нет необходимости, проводить его ради галочки не нужно. Это позволит сэкономить и время сотрудников, и ресурсы, в том числе и финансовые средства компании. Мы все должны стремиться к тому, чтобы компания работала более эффективно.

– Мы хотим построить регламент на пяти основных принципах: 1) чёткое соблюдение временного регламента и темы совещания; 2) оптимальное распределение рабочего времени для подготовки и проведения совещания; 3) соблюдение норм деловой этики; 4) тщательная подготовка докладов и предварительная проработка проблемных вопросов; 5) привлечение к проведению совещаний только причастных работников.

– Разработка проекта и его внедрение осуществляются силами руководителей и специалистов Горьковской железной дороги, а также структурных подразделений ОАО «РЖД» на территории железной дороги, входящих в состав рабочей группы по реализации проекта. Общее руководство проекта осуществляю сам лично, а руководит рабочей группой заместитель начальника железной дороги – главный ревизор по безопасности движения поездов Шевкет Нариманович Асанов. Проект реализуется при поддержке Департамента управления персоналом и Центра внутренней политики и развития корпоративной культуры.