Ненужные бумаги
Алексей Ивашкин
Алексей Ивашкин
начальник Департамента управления делами ОАО «РЖД» Департамент управления делами ОАО «РЖД»

Ненужные бумаги

ОАО «РЖД» шаг за шагом переходит на новые технологии работы с документами

Решение о разработке и внедрении электронного документооборота в ОАО «РЖД» было принято в 2005 году президентом компании Владимиром Якуниным.


В целях реализации его поручения о повышении эффективности и ­оперативности управления ОАО «РЖД» за счёт мгновенной доставки документов, упрощения ­работы с помощью электронного архива документов и создания прозрачного механизма контроля исполнения поручений «сверху донизу» разработана и внедрена Единая автоматизированная система документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД), которая в настоящее время эксплуатируется в аппарате управления, филиалах, структурных подразделениях и частично дочерних обществах ОАО «РЖД».



Функциональным заказчиком проекта стал Департамент управления делами, отвечающий за организацию корпоративного делопроизводства в компании. Для учёта всех особенностей документооборота и отработки взаимодействия между подразделениями в качестве пилотного полигона был выбран аппарат управления ОАО «РЖД». В течение нескольких месяцев 2007 года все документы обрабатывались в двух системах: АСКИД (автоматизированная система контроля исполнения документов) и разрабатываемой ЕАСД.



Отличиями новой системы от эксплуатируемой с 1997 года АСКИД были определены: формализация и упрощение работы со всеми видами документов, своевременное и качественное предоставление необходимой информации, построение единого информационного пространства документационного обеспечения.

пеВриод с августа 2007 года по февраль 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию во всех департаментах, управлениях и структурных подразделениях аппарата управления. На данном этапе в системе работало около 3,5 тыс. пользователей, сейчас – 60 тыс.



На базе учебного центра Главного вычислительного центра было организовано очное обучение ключевых пользователей департаментов, которые в свою очередь обучали своих коллег работе в системе. Поскольку ЕАСД рассчитана на пользователей без особой подготовки, проста в использовании, вновь принимаемые на работу специалисты без труда осваивают её. Никакого дополнительного обучения не требуется.

Для удобства разработаны интерактивные дистанционные обучающие курсы для пользователей всех уровней и ролей в системе.
Созданная служба поддержки, состоящая из специалистов ГВЦ, Департамента управления делами, информационно-вычислительных центров железных дорог, постоянно консультирует всех обращающихся по любым вопросам функционирования системы.

Сейчас основная задача – тиражирование ЕАСД на региональные предприятия. Параллельно отрабатывается второе направление – оптимизация процессов документооборота. Постоянно упрощается обработка документов, так как на практике пока ещё выявляются дублирующие функции. Но оптимизация – это постоянный процесс, так как происходит развитие новых технологий, модернизация техники, продолжается реформа отрасли. В частности, в 2009 году в ЕАСД добавили модуль «Договорная работа», чтобы согласование договоров было более оперативным и прозрачным для всех участников этого процесса, а также для контроля за сроками согласования.



Для топ-менеджмента разработано мобильное рабочее место руководителя (РМР), что позволяет в командировках, на выездных и других мероприятиях работать в системе: отдавать поручения, подписывать документы и т.д. Это альтернативный упрощённый интерфейс топ-менеджмента РЖД для работы с ЕАСД в автономном режиме. Сейчас РМР будет разрабатываться и для IPad. Но, к сожалению, пока ещё далеко не все руководители предпочитают работать с электронными доку­мен­тами.
Также департамент инициировал проект по созданию электронного хранилища документов в холдинге «РЖД».
Введением в действие ЕАСД решены следующие задачи:
– создание иерархического, защищённого от несанкционированного доступа архива электронных документов, обеспечивающего полнотекстовый и атрибутивный поиск, и получение на его основе аналитической информации для оценки эффективности работы компании и совершенствования её бизнес-процессов;
– сокращение сроков согласования и утверждения документов;
– обеспечение возможности справочно-поисковой работы с электронными документами;
– повышение качества работы с документами за счёт сокращения времени их доставки, обработки и поиска, а также как результат – оперативности, обоснованности и корректности принимаемых решений;
– повышение уровня исполнительской дисциплины за счёт обеспечения информационной прозрачности процессов разработки, согласования и прохождения документов, обеспечивающей контроль на любой стадии;
– осуществлена отдельная разработка – рабочее место руководителя, позволяющее принимать решения по документам в отрыве от рабочего места.
Сегодня система обеспечивает автоматизацию полного цикла канцелярского документооборота: входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации, договоров, поручений, обращений граждан, заявок на командировки и отпуска. Кроме того, ЕАСД интегрирована с кадровой (ЕКАСУТР) и финансовой (ЕКАСУФР) системами.



Полномасштабное внедрение ЕАСД во всех филиалах, структурных подразделениях проводится согласно утверждённому президентом ОАО «РЖД» плану. Разработана система для дочерних обществ, которая позволит обмениваться электронными документами, поручениями в рамках юридических полномочий.
Система хорошо зарекомендовала себя в дочерних обществах – Федеральной пассажирской компании, Федеральной грузовой компании и многих других. В остальных ДЗО функционирует по 1–2 рабочих места, на которые посылаются поручения руководства ОАО «РЖД» и осуществляется контроль их исполнения.
В связи с тем, что ЕАСД является объёмной, гибкой и многофункциональной системой, каждое подразделение, дочернее общество или филиал могут настроить её под свои собственные требования. Но можно отметить, что если какое-то предприятие не участвует в согласовании договоров, оно может эту функцию не использовать, при этом не нарушая всего процесса документо­оборота.



Внедрение ЕАСД во всех подразделениях компании, а также переход на подписание внутренних документов с применением электронной цифровой подписи позволят в обозримой перспективе отказаться от бумажных документов внутри компании.

Задание на завтра
Сергей Кобзев, заместитель генерального директора – главный инженер ОАО «РЖД»,

Планы технологического и инженерного перевооружения холдинга в рамках Долгосрочной программы развития

Рубрики: От первого лица
Жажда движения
Фёдор Пехтерев, генеральный директор АО «Институт экономики и развития транспорта», д.э.н. ,

Долгосрочная программа развития: оптимистический сценарий

Рубрики: От первого лица
Российский Маглев
Анатолий Зайцев, руководитель НОЦ инновационного развития пассажирских железнодорожных перевозок ПГУПСа, председатель совета кластера «Российский Маглев», профессор,

Магнитно-левитационный транспорт едет в будущее

Рубрики: От первого лица
Ключ к успеху

Инновации и цифровизация как средство развития дорог

Рубрики: От первого лица
Игра на опережение
Александр Косарев, заместитель генерального директора ОАО «ВНИИЖТ»,

Цифровые технологии и скорость – залог развития РЖД

Рубрики: От первого лица

Библиотека Корпоративного университета РЖД

45 татуировок менеджера. Правила российского руководителя
Максим Батырев
«45 татуировок менеджера. Правила российского руководителя». Издательство «Манн. Иванов. Фербер» 2014 год
Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо
Максим Дорофеев
«Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо». Издательство «Манн. Иванов. Фербер» 2019 год
Ноmo Deus. Краткая история будущего
Юваль Ной Харари
«Ноmo Deus. Краткая история будущего». Издательство «Синдбад» 2018 год
Автором и владельцем сайта WWW.GUDOK.RU © является АО «Издательский дом «Гудок».
Пожалуйста, ВНИМАТЕЛЬНО прочитайте Правила использования материалов нашего ресурса

Адрес редакции: 105066, Москва, ул. Старая Басманная, 38/2, строение 3
Телефоны: (499) 262-15-56, (499) 262-26-53 Реклама: (499) 753-49-53
E-mail: gudok@css-rzd.ru; welcome@gudok.ru
о проекте условия использования контакты

Rambler's Top100