Срочная диджитализация

Из-за пандемии коронавируса компании вынуждены были перевести сотрудников на дистанционный режим работы. Так, согласно последнему исследованию аналитического центра НАФИ, 33% предприятий отправили сотрудников на «удалёнку». При этом большинство предпринимателей, которые полностью или частично перевели штат на дистанционный формат, отметили снижение эффективности работников – об этом заявили 82% представителей бизнеса. Каких правил нужно придерживаться, чтобы повысить производительность работы сотрудников среднего и высшего звена, как сделать совещания в онлайн-формате максимально эффективными, «Пульт управления» узнал у кандидата психологических наук, бизнес-тренера, доцента факультета психологии Института общественных наук РАНХиГС Кристины Иваненко.

– По данным опроса, проведённого кафедрой «Управление персоналом и психология» Финансового университета при Правительстве РФ, среди руководителей среднего и высшего уровня управления 37% совещаний проходит без предварительной подготовки, при этом 72% респондентов хотели бы повысить их эффективность. Из чего складывается эффективность совещания?
– Любая эффективность, в том числе эффективность совещания, – это соотношение между использованными ресурсами (временными, интеллектуальными, материальными) и достигнутым результатом. Основной результат совещания – решение поставленных задач. Но это не всё. Побочный продукт грамотно выстроенного совещания – это эффект командообразования, повышение мотивации сотрудников, прояснение для всех участников общих целей, планов и стратегии компании, снижение сопротивления при внедрении изменений. Качественные совещания активизируют эффект синергии в команде и стимулируют генерацию новых идей, позволяют поддерживать связи внутри компании, проводить в жизнь принятые руководством решения, рушить барьеры между отделами, поддерживать работу организации как единого целого.

– Введённый режим самоизоляции сильно изменил нашу жизнь. Теперь многие вынуждены решать рабочие вопросы исключительно онлайн. Как онлайн-формат сказывается на эффективности совещаний?
– Сейчас, когда вся планета единовременно ушла на карантин, а монитор стал единственным окном и деловой, и личной коммуникации, необходимость диджитализироваться стала по-настоящему очевидна даже последним адептам аналогового мироустройста. И бизнес, и государственные структуры встали перед дилеммой – digitize or die. Вторая опция никому не кажется привлекательной, поэтому приходится спешно диджитализироваться, в том числе учиться вести совещания и встречи в онлайн-формате так же эффективно, как очно. Теоретически онлайн-формат даёт нам все возможности для минимизации ресурсов, а значит, повышения эффективности. Не нужно тратить время сотрудников не то что на дорогу до офиса, но даже на передвижение между этажами офиса. Можно отказаться от некоторых ритуальных частей совещания и сразу переходить к делу, ускоряется процесс обмена информацией, повышается гибкость в принятии решений.
Но время концентрации на онлайн-спикере гораздо меньше, чем на его живом аналоге. От экрана наша психика быстрее устаёт, поэтому, работая онлайн, необходимо чаще менять форматы взаимодействия, режимы подачи информации, устраивать перерывы, лучше структурировать информацию.
Во-вторых, в онлайн-переговорах ослабляется невербальный канал коммуникации – по видеосвязи мы по-прежнему считываем положение собеседника, его позу, мимику, жесты, тон голоса, но точность интерпретации этих сигналов падает по сравнению с очным общением, поскольку многие нюансы не передаются через веб-камеру. Поэтому нам сложнее выявить обман или манипуляцию со стороны собеседника.

– С какими сложностями чаще всего сталкиваются руководители и сотрудники при таком формате общения?
– Среди тех, у кого нет собственного опыта ведения онлайн-совещаний, существует заблуждение, что это уютный и расслабленный процесс – спикеру можно вальяжно расположиться перед монитором в собственной гостиной в тапочках и пиджаке, налить кофе и начать доклад. На самом деле нет. Выступление онлайн перед коллегами – очень энергозатратный формат для руководителя. Вы не чувствуете обратной связи от сотрудников, не видите горящих глаз и микрокиваний, не слышите трепетной тишины во время вашего пламенного монолога. Тишина будет, но не та, которая сигнализирует o почтении и интересе. Внимание слушателей постоянно ускользает от вас, переносясь то на кофе, то на детей, то на пришедший вдруг мейл, то на идею, что бы приготовить на обед. В реальном пространстве – в зале для совещаний или переговорной – у руководителя гораздо больше власти над аудиторией, чем в пространстве монитора. Поэтому приходится компенсировать дополнительными вливаниями энергии. Чтобы всё получилось, в пространство онлайн-совещания руководителю нужно входить в абсолютно ресурсном состоянии – полным сил, концентрации и интереса к происходящему. Если спикеру будет хотя бы немного скучно от самого себя, слушатели без капли угрызений совести начнут заниматься своими делами. Сама домашняя обстановка мешает сосредоточиться на продуктивной работе, потому что годами мы занимались дома чем угодно, но не работой. Домашняя обстановка, согласно теории немецкого психолога Курта Левина, – это поле с множеством стимулов. Стоит телевизор – нужно включить, лежит толстовка – нужно убрать, идёт кот – нужно погладить, увидел кофемашину – «o, сделаю-ка я кофе». И так до бесконечности. В нас включается «полевое поведение» – движимое стимулами поля, а не нашими целями. Не говоря про супругов, детей, родителей и прочие «стимулы поля», отвлекающие посильнее желания съесть сырник, который «я помню, один оставался в холодильнике». В домашней обстановке мы годами занимались домашними делами, быстро перестроиться – сложный вызов.

– Что поможет сделать онлайн-совещание более эффективным?
– Чрезвычайно важно, чтобы у всех участников была включена веб-камера. Настоятельно попросив всех слушателей её включить, вы создадите ощущение присутствия всех в пространстве дискуссии и в разы снизите вероятность заработать себе нервное расстройство от разговора с пустыми чёрными квадратиками на экране. Вам будет легче контролировать динамику дискуссии, и вы точно не будете вещать «фоном», пока ваши сотрудники, выключив звук и видео, моют собаку, чинят ящик или пекут печенье.
Потратьте некоторое время на поиск или обустройство оптимального места для проведения ваших онлайн-встреч. Оно должно быть таким, чтобы вероятность быть отвлечённым домашними стала минимальной – в идеале должна быть дверь, которую можно закрыть. Вы должны чувствовать себя в нём комфортно, но при этом собранно и подтянуто – уютные диваны и опасные неустойчивые барные стулья не подходят. Недалеко должна быть розетка – да, у вашего лэптопа всегда полная зарядка, но лучше перестраховаться. Лучше, чтобы задний план был нейтральным (в идеале – монохромная стена) – не отвлекайте своих слушателей соблазном рассмотреть содержимое полок вашей гардеробной или ваши семейные фотографии на стене вместо того, чтобы слушать вас. Если за вашей спиной полки, пусть на них аскетично стоят несколько книг.
Ваш ракурс должен вас устраивать. Ноздри или подбородок на весь экран – это так же плохо, как если вы будете занимать десятую часть экрана, как бы не присутствуя в пространстве совещания. Покрутите камеру и займите такое положение, чтобы свет падал максимально комплементарно – лучше всего под углом 45 градусов (не в лоб, не сверху и не из-за спины). Также протестируйте, в каком случае картинка и звук получаются лучшего качества – с встроенной камеры или отдельной веб-камеры, со встроенного или отдельного микрофона.

– Нужно ли заранее готовиться к онлайн-совещанию? Как это правильно делать?
– К онлайн-совещанию нужно готовиться ничуть не меньше, чем к очному. Обычно даже больше! Слайды, инфографика, таблицы, иллюстрации, видеофрагменты – теперь всё это должно быть максимально красивым и содержательным. Для них экран – естественная среда обитания. В онлайн-реальности эти визуальные средства – не опциональные вспомогательные инструменты, как в живом выступлении, а центр внимания.
Готовясь к онлайн-совещанию, досконально продумайте его структуру, регламент и повестку обсуждения. Постарайтесь заранее выслать эту информацию слушателям, а также озвучить её в начале встречи.
Какую бы онлайн-площадку для проведения совещания вы ни выбрали, скорее всего, в ней есть основные инструменты, которые вам понадобятся. Нужно только заранее опробовать, как они работают именно на этой площадке. Вот что может быть полезным:
1. Возможность демонстрировать слайды, текст, видеофрагменты. Для этого обычно есть отдельные опции, но универсальным решением будет демонстрация вашего экрана – так вы сможете показать коллегам любой контент, который можете запустить на своём компьютере.
2. Чат при должном использовании может стать эффективным инструментом дискуссии. Если же чат ускользнул от внимания спикера и сотрудники понимают, что руководитель чат не контролирует, в нём может развернуться параллельная ветвь дискуссии, не всегда по повестке дня, что снизит эффективность совещания.
3. Голосование/опрос – иногда имеет смысл создать отдельную форму, ссылку на которую вы можете скинуть участникам совещания и тут же увидеть результаты опроса в виде хорошей инфографики. Найти платформу для создания опросов не составит труда.
Также лучше заходить в вебинарную комнату за 15–20 минут до начала совещания: проверить звук и видео, протестировать, всё ли открывается в вашей презентации, привыкнуть к своему лицу на мониторе, выдохнуть и настроиться – необходимый ритуал перед онлайн-выступлением. Залететь в кадр ровно в назначенное время, не успев отдышаться после тренировки или не убрав со стола остатки завтрака, – плохая идея. Не смазанное, а продуманное и мощное начало – необходимый ингредиент вашего онлайн-совещания.

– Как избежать перехода на обсуждение отвлечённых тем?
– Тут хорошо работает принцип «если невозможно отменить, лучше возглавить». Коллеги давно не виделись, всем важно обсудить текущую обстановку и обменяться новостями – это полезно для психологического состояния сотрудников, атмосферы в коллективе и для продуктивности. Поэтому есть смысл прописать в регламенте совещания две точки отсчёта – сбор участников (за 15 минут до начала) и начало совещания. В перерывах и в конце совещания стоит также давать возможность поболтать и обсудить насущное. У всего мира сейчас дефицит общения, негуманно лишать сотрудников радости коммуникации на отвлечённые темы.

– Как спикеру не потерять внимание коллег во время своего доклада?
– Стоит придерживаться правила – не больше 15–20 минут одного формата. Информационный блок – дискуссия – видеофрагмент – обсуждение – выступление спикера – работа в группах – снова информационный блок и так далее. Объём внимания слушателей в онлайне ещё меньше, чем при классическом. Менять форматы работы просто необходимо. Тормошите своих сотрудников, заставляйте действовать, выводите действие в офлайн – тогда они будут не просто свидетелями, а соучастниками, и ваше совещание станет для них собственным опытом.
В конце как онлайн-, так и офлайн-совещания необходимо вернуться к изначальной повестке, подвести итоги по ключевым вопросам, ещё раз проговорить, какие зоны ответственности за кем закреплены, какие действия от кого ожидаются, наметить цели на следующую встречу. Важно создать возможность для сотрудников дать обратную связь по прошедшему совещанию, задать вопросы, дать комментарии.

– На ваш взгляд, может ли онлайн-совещание быть более эффективным, чем очное?
– Возвращаясь к тому, что эффективность – это соотношение вложенных ресурсов и полученных результатов, могу уверенно сказать, что да. Ведь диджитал-формат действительно позволяет минимизировать временные и материальные затраты на проведение совещаний и при этом даёт возможность достигать прежних результатов.

Беседовала
Виктория Гаджиева