Ключ к пониманию

Корпоративный университет РЖД развивает форматы групповой работы по формированию значимых для организации решений – стратегические сессии. В этом году проведено свыше 20 подобных мероприятий. Участниками стали более 500 руководителей стратегического и тактического уровней холдинга «РЖД». Об особенностях и результатах проведения стратегических сессий «Пульту управления» рассказал начальник Центра развития корпоративных компетенций Корпоративного университета РЖД Константин Буянин.

– Что представляет собой формат «стратегическая сессия» и какие задачи руководители РЖД могут решить с его помощью?
– Стратегическая сессия – это современный формат коллегиального поиска решений актуальной задачи для компании. Как правило, сессии проводятся в те моменты, когда организации необходима слаженная работа всей управленческой команды, когда важно единое понимание того, как связаны между собой цели разных подразделений и функционалы сотрудников, а также когда необходим прорыв, новые идеи, общее видение, вовлечение и мотивация персонала.
Мероприятия такого рода позволяют разрабатывать и осмыслять стратегию развития как всей компании, так и отдельно взятых подразделений и даже предприятий. Очень важно, что сессия позволяет увидеть разные точки зрения на один и тот же вопрос, и мнение каждого участника обсуждения найдёт отражение в финальном решении. Результатами сессий могут стать календарные планы реализации предложений, выработка единого видения ситуации, новые и альтернативные идеи.

– Каков опыт Корпоративного университета РЖД в проведении стратегических сессий?
– Впервые Корпоративный университет стал использовать формат стратегической сессии как инструмент для планирования и решения целей и задач компании «РЖД» четыре года назад. За это время нашими тренерами было проведено порядка 50 мероприятий. В этом году мы проводим обсуждения практически каждую неделю. Темы самые разные: поиск решений по повышению эффективности работы филиалов компании, проработка поэтапного плана внедрения ранее неиспользуемых инструментов для работы сотрудников, нахождение новых услуг подразделения, формулировка миссии и ценностей. Отмечу, что всё чаще в фокусе внимания сессий находятся межфункциональное взаимодействие и решение прикладных задач.

– Проводятся ли выездные стратегические сессии?
– В этом году мы провели более 20 выездных стратегических сессий для руководителей региональных дирекций инфраструктуры. Наши модераторы выезжали в Калининград, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Хабаровск, Самару, Омск, Иркутск, Владивосток, Саратов, Читу, Воронеж, Ярославль, Новосибирск.
Мы также провели стратегическую сессию для участников программы развития управленческих команд железнодорожных вузов ForУМ, организованную Департаментом управления персоналом ОАО «РЖД» в Иркутском государственном университете путей сообщения (ИрГУПС). Участники обсудили взаимоотношения вузов и холдинга, требования, которые предъявляет работодатель к выпускникам, обозначили острые вопросы. Итогом этой работы стали сформированные изменения в программу взаимодействия вузов с ОАО «РЖД».

– Чем стратегические сессии отличаются, например, от планёрок, тренингов или мозговых штурмов?
– Только на первый взгляд может показаться, что стратегическая сессия – формат, который можно провести без подготовки и – главное – без компетентного модератора. В профессиональном сообществе бизнес-образования ведущего дискуссии называют фасилитатором. Для того чтобы продуктивно организовать и провести сессию, необходимо владеть специализированными знаниями относительно построения процесса обсуждения, методов и технологий планирования действий участников, генерации идей. Приёмы визуализации, технологии формулирования опорных вопросов, алгоритмы сценариев и подбор техник обсуждения – все эти тонкости зачастую остаются для участников за кадром, но напрямую влияют на результат стратегической сессии. Фасилитатор держит генеральную идею обсуждения, он непредвзят и позволяет каждому участнику выразить свою позицию, именно он создаёт условия для ясного и открытого диалога.
Отмечу, что сегодня в России профессиональных фасилитаторов единицы, поэтому в Корпоративном университете РЖД идёт постоянная подготовка подобных специалистов. На сегодняшний день их 15. Наши тренеры проходят обучение в ведущих российских и зарубежных школах. В декабре 2019 года сотрудники университета прошли международную сертификацию по технологии Pinpoint Facilitation при личном участии её автора – Брюса Роулинга. Это высокая профессиональная оценка.

– Стратегическая сессия позволяет решать как тактические, так и стратегические задачи. Как определяется состав участников сессии?
– От состава очень многое зависит, и прежде всего продуктивность работы. Есть три обязательных условия.
Во-первых, в сессии участвует только тот, кто заинтересован в предмете обсуждения и поиске решений проблемы. Во-вторых, руководители компании или подразделения присутствуют во время обсуждений. В начале они обозначают актуальность задачи, которую необходимо решить, объясняют, какой результат важно получить и почему к обсуждению были приглашены те или иные сотрудники. На протяжении мероприятия они задают глубину дискуссии, а в завершение принимают участие в оценке предложений и намечают дальнейшие шаги по внедрению решений. В-третьих, тема сессии должна быть сверхактуальной для сотрудников, или, говоря профессиональным языком, горячей: без её проработки дальнейшее эффективное развитие подразделения невозможно.
Если говорить о количестве участников, то оно зависит от площадки проведения, наличия необходимой техники, временного ресурса у руководителей. Важно учитывать, что чем больше группа, тем больше нужно времени – в обсуждении должен высказаться каждый. Оптимальный состав от 40 до 50 человек.

– Могут ли в стратегических сессиях, организуемых Корпоративным университетом РЖД, участвовать руководители компаний – партнёров холдинга «РЖД»?
– Безусловно. Скажу большее – мы уже проводили подобные мероприятия. Например, этой весной в рамках реализации совместной учебной программы «Стратегия развития партнёрских отношений» для руководителей ОАО «РЖД» и логистических подразделений холдинга «ЕВРАЗ». Участниками стали 22 руководителя подразделений обеих компаний. Они смогли познакомиться, обсудить вопросы технологического взаимодействия и выработать сбалансированные варианты их решения. В частности, было предложено проводить совместные стажировки и научно-исследовательские работы, скоординировать диспетчерские функции, развивать единые технологические подходы на стыках железной дороги и предприятий.
Кроме того, слушатели предложили создать проектную команду из представителей обеих компаний для регулярного взаимодействия и реализации совместных идей.
Корпоративный университет РЖД позиционирует себя как движущую силу для развития транспортной отрасли. Мы готовы обсуждать подобные форматы с различными компаниями – клиентами ОАО «РЖД», а также с представителями других видов транспорта. Совместные форматы работы позволяют ставить и обсуждать общие цели, учитывая интересы друг друга.

– Получаете ли вы обратную связь от участников таких мероприятий?
– Безусловно, по завершении каждой сессии мы сверяем с заказчиком полученный результат и обсуждаем то, как шёл процесс.
В 2019 году мы регулярно получали благодарственные письма от заказчиков сессий, в которых они отмечали эффективность формата для выработки решений по конкретным проблемам. Но ещё ценнее то, что количество проведённых стратегических сессий растёт, расширяется география и темы, а это значит, что такие мероприятия действительно помогают решать важные проблемы и находить эффективные решения.

– Есть ли планы по стратегическим сессиям на следующий год?
– Ежегодно запрос на проведение таких мероприятий растёт. Сейчас мы активно занимаемся планированием стратегических сессий на предстоящий период.



Этапы разработки стратегической сессии (по книге Крис Эртель и Лизы Кэй Соломон «Стратегическая сессия»):

Для организации успешной стратегической сессии необходимо тщательно изучить пять основных этапов её разработки.
Первый этап.
Поставьте цели. Необходимо начать с постановки чётких задач и определения желаемых результатов, целесообразных и реалистичных, учитывая имеющиеся временные ресурсы. Важно определить, чего эта группа людей должна добиться совместными усилиями и как в этом поможет сессия.
Проблемы редко решаются в ходе одной-единственной встречи, необходимо понимать цель каждой сессии в контексте стремления к глобальным изменениям в компании. В целом есть три повода для организации сессии по обсуждению стратегических проблем: необходимость добиться взаимопонимания, сформулировать альтернативы и принять решение. Каждая встреча должна быть посвящена одному и только одному пункту из этого списка.
Второй этап.
Определите состав участников. Обеспечьте широкий спектр мнений.
Необходимо определить наиболее подходящих участников для данной встречи и подготовить их заранее. Это означает, что надо продумать, кто из руководителей, сотрудников, принимающих решения, и специалистов в данном вопросе должен присутствовать. Это также означает, что надо заблаговременно определить возможные спорные моменты и, если надо, заранее проработать их с участниками.
Для глубокой работы также важно пойти дальше и понять, каковы взгляды, принципы и опасения каждого из участников, а также групп заинтересованных лиц. Нужно иметь представление, по каким ключевым моментам мнения участников сходятся, а по каким – нет. Надо тщательно продумать, какие точки зрения (не только участников) должны быть представлены, например, мнения потребителей или сотрудников, которые физически отсутствуют. Но самое главное – продумать способ, как получить эффект от взаимодействия различных точек зрения, опыта и профессиональных знаний сотрудников данной организации.
Третий этап.
Подготовьте информационные материалы. Выберите фокус рассмотрения проблемы.
Статистические или раздаточные материалы, если таковые используются, должны быть ясны, понятны и ориентированы на достижение взаимопонимания по поставленным вопросам или на обозначение проблематики для предварительного обдумывания участниками. Материалы должны освещать различные аспекты проблемы, с которой вы столкнулись, включая и то, как отдельные части взаимодействуют с целым. Это должно помочь участникам осмыслить многогранность, сложность стоящей перед ними задачи, ухватить суть проблемы, что будет способствовать координации усилий и скорейшему её решению.
Четвёртый этап.
Найдите помещение для проведения сессии.
При поиске помещения для проведения встречи необходимо учитывать количество участников, доступность и соответствие теме обсуждения. Участникам должно быть комфортно, они должны быть обеспечены необходимым оборудованием, канцелярскими принадлежностями и другими материалами для совместной плодотворной работы. Расстановка мебели в комнате и распределение мест должны настраивать участников на определённый формат взаимодействия. Еда и всё необходимое для их комфорта должны соответствовать настрою совещания.
Пятый этап.
Определите повестку дня. Сделайте сессию незабываемым опытом.
Важно придерживаться последовательности пунктов повестки дня, которая обычно начинается с координирования, а заканчивается обсуждением шагов, которые необходимо предпринять. Важно также учесть эмоциональные и психологические аспекты. Опыт сессии должен побудить участников не только логически мыслить, но и использовать интуицию, а также зарядить их энергией и способствовать приобретению ценного и незабываемого опыта совместного взаимодействия.

Беседовала Юлия Антич