Цифровой скачок

Необходимость автоматизации оборота технической документации в ОАО «РЖД» продиктована несколькими факторами. В феврале 2007 года состоялось заседание правления, на котором рассматривались вопросы повышения качества и достоверности корпоративной отчётной информации. Тогда были поставлены основные задачи, решение которых позволило перевести оборот технической документации в электронную форму.

Первая группа задач – это защита информации от преднамеренных искажений или ошибок. Вторая – обеспечение полного, точного и своевременного информационного отражения реально происходящих технологических и управленческих процессов.

В ОАО «РЖД» существует порядка 140–150 различных баз данных, формы отчётности в которых подстроены под соответствующие хозяйства. Такое разнообразие не позволяло топ-менеджменту оперативно ориентироваться в поступающей информации и принимать оптимальные решения.

В то же время технологические документы в локомотивном хозяйстве, вагонном, путейском, безусловно, отличаются по форме, но при этом содержат хорошо структурированную информацию.

В январе 2008 года президент компании «РЖД» подписал распоряжение о внедрении автоматизированной системы «Технологический электронный документооборот с применением электронной цифровой подписи». Тогда же было принято решение об использовании в электронном документообороте исторически существующих в отрасли форм на бумажных носителях, тем более что к этому моменту вышел федеральный закон об электронной цифровой подписи (ЭЦП). За 2008–2010 годы удалось собрать и проанализировать полную базу технологических документов, а на всех дорогах началась промышленная эксплуатация Автоматизированной системы электронного технологического документооборота (АС ЭТД).

Сегодня система позволяет охватить все участки эксплуатационной работы. Разработанные формы первичных электронных документов с ЭЦП оформляются по хозяйствам: перевозок, централизации и блокировки, вагонному, путевому, локомотивному, энергетическому, пассажирскому и безопасности движения. Кроме того, люди уже адаптировались к работе в системе. Непонимание переросло в интерес. Ведь, в принципе, у нас весь бумажный документооборот существует ещё с советских времён. А сейчас проводится реформа, выделяются дирекции, по-другому выстраивается система управления. Всё это диктует необходимость работать по-новому.

В 2010 году весь альбом документов, существующий в РЖД, был реализован в электронном виде. Для этого, например, на Горьковской дороге было принято самостоятельное решение о замене 40 бумажных форм на электронные. Сейчас, по нашим данным, в АС ЭТД работают свыше 38 тыс. пользователей с охватом 3,5 тыс. предприятий. В перспективе же все работники отрасли и контрагенты будут работать в АС ЭТД.

Её основные преимущества – скорость, достоверность информации, экономия человеческих ресурсов. Например, прежде при осмотре путей работник, выявив неисправность, которая требует снижения скорости поезда, всеми возможными способами: по телефону, устно, письменно сообщал об этом руководству. Следом должна оформляться телеграмма, подписанная начальником предприятия, который может быть на совещании или в командировке. В ­нашей системе работник, обнаружив неисправность, может сам оформить необходимые документы по снижению скорости и они гарантированно будут доставлены к адресату в режиме он-лайн. Повышается безопасность движения, сокращается количество задействованных людей и время.

В РЖД оценка работы многих хозяйств происходит по объёмным показателям, хотя не всегда понятно, какую информацию они несут. На каждой дороге в сутки может находиться определённое количество неисправных вагонов, и не больше. Отклонение влечёт нарекания. Чтобы их не было, в 6 часов по Москве люди составляли соответствующие сообщения о выведении вагонов в исправные и таким образом понижали предельную норму. А в 18.30 переводили их обратно – в неисправные. Система же позволяет получать достоверную информацию и отслеживать реальное положение дел, к тому же в ней предусмотрена ЭЦП, что морально дисциплинирует.

Безусловно, использование АС ЭТД требует дополнительного программного обеспечения, в частности для обеспечения информационной защиты продукта. В соответствии с законом должны применяться криптография и другие методы защиты. В РЖД существуют специальные инсталляторы, с помощью которых Главный вычислительный центр или дорожные центры устанавливают систему на рабочие места даже удалённо.

При внедрении электронного документооборота мы исходили из того, что новая система ни в коем случае не должна усложнить работу линейного персонала. Они имеют дело с уже заполненными на 90–95% документами, и каких-то значительных усилий от них не требуется.

Основные контрагенты АС ЭТД – владельцы подвижного состава. Наиболее крупные собственники (от 1 тыс. единиц) также заинтересованы в программном продукте. Ведь он обеспечивает прозрачность взаимоотношений с РЖД. Например, при браковке вагона документ попадает в информационные системы собственников в режиме он-лайн. Поэтому, безусловно, контрагенты, подключённые к системе, получают преимущество в скорости. Согласование типового договора на бумажном носителе может занимать массу времени: документ составляется, отправляется почтой, если какой-то пункт не понравился, его возвращают обратно, и так может продолжаться долго. При этом деньги не перечисляются, возникают кредиторские и дебиторские задолженности, работа стоит. АС ЭТД упрощает эту работу, что экономит и силы, и время.

Кроме того, крупные транспортные компании, например ПГК, «Трансойл» и другие, крайне заинтересованы в электронном взаимодействии именно в АС ЭТД. Она в отличие от других продуктов позволяет, по их словам, существенно экономить время и человеческие ресурсы. Документы в АС ЭТД приходят автоматически и в готовом виде. Плюс система изначально проектировалась для применение ЭЦП.

Сейчас многие ДЗО, оценив возможности работы в АС ЭТД, отказываются подписывать договоры с РЖД, если в них не включён пункт об электронном документообороте.