Цифровой скачок
Сергей Кузин
Сергей Кузин
Заместитель генерального директора ООО «Отраслевой центр разработки и внедрения»

Цифровой скачок

Электронная подпись меняет и упрощает документооборот отрасли
Необходимость автоматизации оборота технической документации в ОАО «РЖД» продиктована несколькими факторами. В феврале 2007 года состоялось заседание правления, на котором рассматривались вопросы повышения качества и достоверности корпоративной отчётной информации. Тогда были поставлены основные задачи, решение которых позволило перевести оборот технической документации в электронную форму.

Первая группа задач – это защита информации от преднамеренных искажений или ошибок. Вторая – обеспечение полного, точного и своевременного информационного отражения реально происходящих технологических и управленческих процессов.

В ОАО «РЖД» существует порядка 140–150 различных баз данных, формы отчётности в которых подстроены под соответствующие хозяйства. Такое разнообразие не позволяло топ-менеджменту оперативно ориентироваться в поступающей информации и принимать оптимальные решения.

В то же время технологические документы в локомотивном хозяйстве, вагонном, путейском, безусловно, отличаются по форме, но при этом содержат хорошо структурированную информацию.

В январе 2008 года президент компании «РЖД» подписал распоряжение о внедрении автоматизированной системы «Технологический электронный документооборот с применением электронной цифровой подписи». Тогда же было принято решение об использовании в электронном документообороте исторически существующих в отрасли форм на бумажных носителях, тем более что к этому моменту вышел федеральный закон об электронной цифровой подписи (ЭЦП). За 2008–2010 годы удалось собрать и проанализировать полную базу технологических документов, а на всех дорогах началась промышленная эксплуатация Автоматизированной системы электронного технологического документооборота (АС ЭТД).

Сегодня система позволяет охватить все участки эксплуатационной работы. Разработанные формы первичных электронных документов с ЭЦП оформляются по хозяйствам: перевозок, централизации и блокировки, вагонному, путевому, локомотивному, энергетическому, пассажирскому и безопасности движения. Кроме того, люди уже адаптировались к работе в системе. Непонимание переросло в интерес. Ведь, в принципе, у нас весь бумажный документооборот существует ещё с советских времён. А сейчас проводится реформа, выделяются дирекции, по-другому выстраивается система управления. Всё это диктует необходимость работать по-новому.

В 2010 году весь альбом документов, существующий в РЖД, был реализован в электронном виде. Для этого, например, на Горьковской дороге было принято самостоятельное решение о замене 40 бумажных форм на электронные. Сейчас, по нашим данным, в АС ЭТД работают свыше 38 тыс. пользователей с охватом 3,5 тыс. предприятий. В перспективе же все работники отрасли и контрагенты будут работать в АС ЭТД.

Её основные преимущества – скорость, достоверность информации, экономия человеческих ресурсов. Например, прежде при осмотре путей работник, выявив неисправность, которая требует снижения скорости поезда, всеми возможными способами: по телефону, устно, письменно сообщал об этом руководству. Следом должна оформляться телеграмма, подписанная начальником предприятия, который может быть на совещании или в командировке. В ­нашей системе работник, обнаружив неисправность, может сам оформить необходимые документы по снижению скорости и они гарантированно будут доставлены к адресату в режиме он-лайн. Повышается безопасность движения, сокращается количество задействованных людей и время.

В РЖД оценка работы многих хозяйств происходит по объёмным показателям, хотя не всегда понятно, какую информацию они несут. На каждой дороге в сутки может находиться определённое количество неисправных вагонов, и не больше. Отклонение влечёт нарекания. Чтобы их не было, в 6 часов по Москве люди составляли соответствующие сообщения о выведении вагонов в исправные и таким образом понижали предельную норму. А в 18.30 переводили их обратно – в неисправные. Система же позволяет получать достоверную информацию и отслеживать реальное положение дел, к тому же в ней предусмотрена ЭЦП, что морально дисциплинирует.

Безусловно, использование АС ЭТД требует дополнительного программного обеспечения, в частности для обеспечения информационной защиты продукта. В соответствии с законом должны применяться криптография и другие методы защиты. В РЖД существуют специальные инсталляторы, с помощью которых Главный вычислительный центр или дорожные центры устанавливают систему на рабочие места даже удалённо.

При внедрении электронного документооборота мы исходили из того, что новая система ни в коем случае не должна усложнить работу линейного персонала. Они имеют дело с уже заполненными на 90–95% документами, и каких-то значительных усилий от них не требуется.

Основные контрагенты АС ЭТД – владельцы подвижного состава. Наиболее крупные собственники (от 1 тыс. единиц) также заинтересованы в программном продукте. Ведь он обеспечивает прозрачность взаимоотношений с РЖД. Например, при браковке вагона документ попадает в информационные системы собственников в режиме он-лайн. Поэтому, безусловно, контрагенты, подключённые к системе, получают преимущество в скорости. Согласование типового договора на бумажном носителе может занимать массу времени: документ составляется, отправляется почтой, если какой-то пункт не понравился, его возвращают обратно, и так может продолжаться долго. При этом деньги не перечисляются, возникают кредиторские и дебиторские задолженности, работа стоит. АС ЭТД упрощает эту работу, что экономит и силы, и время.

Кроме того, крупные транспортные компании, например ПГК, «Трансойл» и другие, крайне заинтересованы в электронном взаимодействии именно в АС ЭТД. Она в отличие от других продуктов позволяет, по их словам, существенно экономить время и человеческие ресурсы. Документы в АС ЭТД приходят автоматически и в готовом виде. Плюс система изначально проектировалась для применение ЭЦП.

Сейчас многие ДЗО, оценив возможности работы в АС ЭТД, отказываются подписывать договоры с РЖД, если в них не включён пункт об электронном документообороте.

Рубрики


Библиотека Корпоративного университета РЖД

Одноминутный менеджер и Ситуационное руководство
Кен Бланшар, Патриция Зигарми, Дреа Зигарми
«Одноминутный менеджер и Ситуационное руководство». Издательство «Попурри» 2018 год
Коучинг. Основные принципы и практики коучинга и лидерства
Джон Уитмор
«Коучинг. Основные принципы и практики коучинга и лидерства». Издательство «Альпина Паблишер» 2022 год
Кругом одни идиоты. Если вам так кажется, возможно, вам не кажется
Томас Эриксон
«Кругом одни идиоты. Если вам так кажется, возможно, вам не кажется». Издательство «Бомбора» 2020 год
Автором и владельцем сайта WWW.GUDOK.RU © является АО «Издательский дом «Гудок».
Пожалуйста, ВНИМАТЕЛЬНО прочитайте Правила использования материалов нашего ресурса

Адрес редакции: 105066, Москва, ул. Старая Басманная, 38/2, строение 3
Телефоны: (499) 262-15-56, (499) 262-26-53 Реклама: (499) 753-49-53
E-mail: gudok@css-rzd.ru; welcome@gudok.ru
о проекте условия использования контакты

Rambler's Top100