Открытый мир

Эффективность работы сотрудника напрямую зависит от организации его рабочего места, отмечают исследователи. По данным социологических опросов, среди факторов, влияющих на уровень удовлетворённости сотрудника работой, условия труда находятся на втором месте – после размера заработной платы. Современные офисы всё чаще проектируются в формате open space, о плюсах и минусах такого офиса «Пульт управления» спросил у экспертов.

Опросы, проведённые специалистами HeadHunter и «Здоровый офис», показали, что более 90% респондентов отмечают прямую связь между удобством рабочего места и эффективностью их работы. При этом 47% респондентов отметили, что в комфортных условиях улучшается самочувствие и более качественно выполняются рабочие задачи, 44% сотрудников уверены, что удобное рабочее место повышает настроение и позволяет лучше концентрироваться, а 35% опрошенных видят в комфортных условиях заботу начальства о своих сотрудниках. И только 2% респондентов заявили, что для них этот фактор не имеет значения.

В середине 90-х в Россию с Запада пришли офисы открытого типа – open space, которые заменили собой кабинетную систему. Именно этот тип офиса сейчас является преобладающим: согласно исследованию, проведённому в прошлом году компанией PRIDEX, более 90% сотрудников, работающих в московских офисах классов «А» и «В», размещаются именно в open space.

Но нельзя сказать, что open space безупречны.

По данным исследования американской Future Workplace, опубликованного в мае 2019 года, все работающие в open space сотрудники постоянно отвлекаются от выполнения рабочих задач. Из них 55% назвали посторонний шум главной из причин, при этом 94% работников отметили, что в тишине трудились бы эффективнее.

По данным российского исследования Superjob, только 16% сотрудников готовы работать в открытом офисном пространстве. За кабинеты высказалось 59% респондентов. При этом в пользу open space высказались 20% опрашиваемых до 24 лет и 14% сотрудников в возрасте 45 лет.

Основным аргументом тех, кто высказался против офиса открытого типа, было снижение концентрации внимания и быстрая утомляемость. Как правильно организовать open space и какие положительные и отрицательные стороны есть у такого офиса, рассказали эксперты.


Инга Корягина,
доцент ФГБОУ ВО «Российский экономический университет им. Г.В. Плеханова», кандидат исторических наук:

– Культура и правила организации офиса для сотрудников постепенно начинают завоёвывать свои позиции в нашей стране. На Западе уже давно существует система под названием 5S. Эта система содержит пять основных правил для организации рабочего пространства в любом офисе и создания оптимальных условий для работы, в которых сотрудник может максимально эффективно выполнять поставленные перед ним задачи. Первое правило этой системы – устранение всех лишних и ненужных предметов, второе – размещение необходимых предметов так, чтобы всё было под рукой, третье – поддержание чистоты на рабочем месте, четвёртое – стандартизация, разработка чётких правил организации рабочего пространства с учётом первых трёх пунктов. И пятое – постоянное совершенствование порядка и его поддержание. На мой взгляд, чётко прописанные правила организации рабочего места помогут работнику более эффективно распределять своё время, он не будет тратить его на поиск нужного предмета. Ведь такие моменты не только отвлекают, но и утомляют.
Когда к нам с Запада пришла мода на open space, мы подхватили такую форму организации рабочего процесса, ориентированную на работу в командах над одним проектом.
В России правильно организованные open space встречаются в филиалах крупных зарубежных компаний. К примеру, московский офис Google разделён на зоны, акцент при строительстве был сделан на том, что пространства совместной работы важнее, чем отдельные рабочие места. Под переговорные комнаты, кафе, конференц-залы и другие площадки для командной работы отведена большая часть пространства. Компания Google вообще известна стилизованными офисами. Каждая зона офиса имеет своё оформление: четвёртый этаж оформлен в стиле русских сказок, девятый этаж сделан в стиле московского метро. Даже переговорные комнаты тематические: на четвёртом – «Почтальон Печкин», «12 стульев», «Винни-Пух», на девятом – названия станций метрополитена «Пушкинская», «Полянка», «Комсомольская» и переговорная – студия «Мосфильм».
Ведь главная идея open space – это дать возможность сотрудникам из разных отделов, но работающих над одним проектом, объединиться и беспрепятственно общаться. С моей точки зрения, open space является эффективной моделью организации офиса только в этом случае – когда ведётся командная и проектная работа. Только тогда сотрудники, среди которых может быть менеджер, бухгалтер, программист, дизайнер, работающие над одним проектом, могут сесть рядом, а затем, завершив этот проект, приступить к новому, поменяв своё место в офисе. Тогда работа будет эффективной: они смогут быстро обмениваться информацией, оперативно решать текущие вопросы.
Но, согласно последнему исследованию американских учёных Этана С. Бернштейна и Стивена Тюрбана, сотрудники в open space тратят на 73% меньше времени на общение друг с другом, а вместо этого они общаются между собой в различных мессенджерах, по электронной почте. Это исследование показывает, что главная идея open space тоже оказалась не совсем успешной. На мой взгляд, это связано с тем, что информация в письменной форме воспринимается нами быстрее и проще, чем в устной. Также во многом это связано и с тем, что не всегда сотрудники хотят, чтобы ту или иную информацию слышали коллеги. Отсутствие конфиденциальности – один из больших минусов open space.
Если open space создан лишь с целью экономии места, как это часто происходит в России, то подобный формат не будет иметь успеха, так как из-за большого количества посторонних шумов снижается эффективность работы, сотрудники начинают уставать. Согласно исследованию швейцарского портала Enigma, в open space до 86 минут в день теряется сотрудником из-за того, что он отвлекается на различные шумы, которые его окружают. Из-за этого продуктивность падает на 15%, и как итог – на 32% снижается зарплата сотрудника.
На мой взгляд, руководители должны работать в отдельном кабинете, ведь мысли и идеи рождаются в тишине.
Минусы open space может нивелировать создание отдельных зелёных комнат наподобие зимнего сада, где было бы тихо и даже можно было бы прилечь на пару минут. По данным исследования, проведённого Техасским университетом (США) и Университетом Суррея (Великобритания), растения в офисе уменьшают напряжение и улучшают производительность на 12%. По моему мнению, будущее за офисами, где сотрудник может настраивать под себя окружающее пространство, а если говорить о транспортной компании, то за цифровыми офисами, где вообще стёрты все барьеры и сотрудники с помощью видеоконференций, 3D-дисплеев смогут общаться между собой беспрепятственно, находясь в разных частях мира.


Кристина Иваненко,
доцент факультета психологии Института общественных наук РАНХиГС, кандидат психологических наук:

– Open space является физическим воплощением ценностей прозрачности и открытости, к реализации которых так стремится сегодня любая компания. Прозрачность в самом широком смысле – в отношениях компании с клиентами, в коммуникации сотрудников друг с другом, в открытости руководства для диалога, в структуре бизнес-процессов, в передаче информации, вообще в правилах игры. Окна в пол, стеклянные стены и безбарьерные open space современных офисных центров всем своим видом материализуют эти ценности корпоративной культуры, становясь манифестом транспарентности.
Если спуститься на чуть менее концептуальный уровень, для работодателя open space – это удобно, потому что работа команды видна как на ладони, легче контролировать всех сотрудников, у коллектива остаётся меньше возможностей для подковёрных интриг и сплетен, растёт чувство общности и сплочённости внутри команды, ни у кого нет ни единого шанса заниматься посторонними делами, имитируя активную деятельность.
Сотрудники же часто испытывают психологический дискомфорт на таком рабочем месте, сравнивая его с тюрьмой, где надзирателю тоже всех видно, или общежитием, где соседа не выбираешь. Среди факторов, которые больше всего негативно сказываются на психологическом состоянии работника в open space, – уровень шума. Даже сотрудники, которым не нужно вести активные переговоры во время работы, к примеру IT-специалисты, собравшись в количестве 30 человек, всё равно создадут в общем пространстве достаточный уровень шума. Я уже не говорю про более коммуникативные профессии, насыщающие пространство open space бесконечными звонками, обсуждениями, переговорами. Из этого следует, что человек постоянно отвлекается, реагируя на источник шума, ведь когда вокруг столько раздражителей, задача сконцентрироваться становится непосильной даже для очень вовлечённых в свой проект, а чтобы вернуть потерянный уровень концентрации, в среднем человеку требуется до 20 минут. Единственное решение: ввести непреложное правило – уважать соседей по пространству, ставить телефон на беззвучный режим, не говорить во весь голос.
Ещё один негативный фактор – необходимость находиться под пристальным вниманием десятков глаз изо дня в день и невозможность от них скрыться. Это, с одной стороны, дисциплинирует, но с другой – требует очень серьёзных психических энергозатрат. Если для экстравертов (особенно для истероидов – они любят быть в центре внимания) эта ситуация ещё может быть бодрящей и стимулирующей, то интроверты гарантированно придут к состоянию эмоционального выгорания, если не будут предпринимать достаточно усилий по восстановлению душевной гармонии. Если руководитель заинтересован в максимальной эффективности каждого сотрудника, то решением для работника-интроверта в open space может быть переход на частично удалённый график работы.
Но всё же плюсы у open space есть. Такой офис, безусловно, способствует более открытому и свободному общению между сотрудниками, создаёт чувство принадлежности к единому целому, у команды быстро появляется общее видение целей проекта и роли каждого в нём. Открытый офис подойдёт для деятельности, требующей максимального внутрикомандного взаимодействия, общения между сотрудниками, для компаний с демократической корпоративной культурой, поощряющей передвижения, динамику, гибкость, взаимодействие (реклама, PR, маркетинг,IT).
Но при организации open space необходимо создать также пространства формата «лаунж» или «библиотека», где действует правило абсолютной тишины и каждый может поработать над своим проектом уединённо, захватив с собой ноутбук, – это жизненно необходимо для сотрудников, ведь возможность психологической разгрузки – единственный способ, позволяющий поддерживать эффективность работы в open space.


Сергей Сысоев,
руководитель отдела экологической экспертизы EcoStandard group:

– Согласно исследованиям, сильнее всего на удовлетворённость от работы влияет размер зарплаты, а на втором месте идут условия труда. Организуя рабочее пространство офиса, руководители часто забывают о ряде важных показателей, что в итоге негативно сказывается на сотрудниках и их производительности.
По нормативам на одного человека, работающего за компьютером, должно приходиться не менее 4,5 кв. м. У сотрудников должно быть как можно больше личного пространства, но, например, в open space его часто не хватает. В результате сотруднику тесно, некомфортно, работоспособность падает.
С точки зрения экологии на производительность труда влияет масса факторов. Особенно тщательно нужно контролировать уровень шума, освещённость, температуру.
Уровень шума в помещении не должен превышать 60–65Дб. При более высоком уровне работать уже некомфортно, сосредоточиться сложно. Для регулирования уровня шума можно устанавливать специальные шумомеры, которые с помощью цветовых индикаторов показывают, всё ли в порядке. Красный огонёк скажет работникам, что пора уменьшить звук на телефоне и говорить потише. Другие опции: шумопоглощяющие панели, ковровое покрытие на полу.
Основным правилом при организации open space должно быть его разделение на тихую и громкую зоны. Оргтехнику, кофемашины и прочие шумные приборы стоит максимально изолировать от основного помещения. Для переговорных или кабинетов руководителей можно сделать «аквариумы» – прозрачные стены не нарушат открытое пространство, при этом добавят тишины и комфорта.
Оптимальная освещённость рабочей поверхности составляет 300–500 люксов. Лампы нужно подбирать таким образом, чтобы они не давали бликов на экранах компьютеров и чтобы их коэффициент пульсации не превышал 5%. В офисах этот показатель часто повышен из-за неправильной установки или несвоевременной замены люминесцентных ламп. Пульсация освещения приводит к повышенной утомляемости, рассеянности, головной боли и даже проблемам со зрением.
Летом оптимальной температурой в офисе считается 23–25 градусов. В open space часто ведутся «кондиционерные войны» – кому-то всегда жарко, а кому-то постоянно дует. В открытом офисе организовать правильный температурный режим сложно. Даже при хорошей системе кондиционирования воздуха из-за большого количества людей и работающей техники под конец дня неизбежно становится душно. Помочь могут зелёные растения, которые освежат и увлажнят воздух.
Часто к нам обращаются компании, которые сталкиваются с тем, что сотрудники в open space начинают часто болеть. Конечно, это очень индивидуальный показатель, у всех разный иммунитет, в open space раздражителей намного больше, чем в изолированных офисных комнатах. На химический состав воздуха влияют отделочные материалы: некачественная мебель и строительные материалы могут вызвать недомогания и аллергические реакции. На микробиологический состав воздуха влияют кондиционеры и увлажнители воздуха. Нерегулярная чистка вентиляционных систем и кондиционеров может стать причиной частых простуд работников, особенно в помещении, где постоянно находится много людей. Кондиционеры необходимо чистить не реже двух раз в год, а увлажнители промывать как можно чаще, минимум каждые две недели.
С точки зрения экологии у open space всё же больше минусов, чем плюсов, так как в нём сложнее удерживать ряд показателей на комфортном для человека уровне. Но такой формат необходим для решения командных задач, а при правильной организации и соблюдении всех норм его негативное воздейстие можно свести к минимуму.


Алексей Харнас,
главный редактор газеты «Гудок»:

– Если говорить о творческих работниках, то старая кабинетная система, на мой взгляд, не способствует продуктивной работе. Журналисты и редакторы должны находиться в одном open space или же в двух: для редакторов и журналистов. Только в таком формате может быть беспрепятственное общение. Мировой опыт крупных редакций показывает, что открытые пространства, где возможен обмен мнениями, больше способствуют эффективной работе, чем кабинетная система, а от шума коллег могут спасти обычные наушники. У нас в редакции как такового open space нет: есть большая комната, где сидит часть журналистов. У редакторов отдельные кабинеты. Остальные отделы – вёрстка, бухгалтерия – работают тоже в отдельных кабинетах. Настоящий же open space довольно чётко структурирован: в нём должны находиться все подразделения, которые занимаются схожей деятельностью – в нашем случае это пишущие журналисты.
В идеале, на мой взгляд, должно быть личное пространство – наличие перегородок между столами создаёт психологический комфорт. Но сейчас есть другие подходы – некоторые структуры, в том числе медиа, вообще отказываются от понятия индивидуального рабочего места: есть сеть Wi-Fi, есть ноутбук и можно работать где угодно, хоть на подоконнике. Но мне такой подход понять сложно. Лучше, чтобы всё же было своё рабочее место, где нет ничего лишнего, только необходимое для работы.


Ирина Филякина,
руководитель HR-отдела хостинг-провайдера REG.RU:

– В нашем офисе есть и кабинеты, и территории open space, но они не перегружены людьми. В них размещаются от 4 до 15 человек, как правило, из одного отдела. Опыт показывает, что команда достигает максимальной эффективности, когда в ней не больше 15 человек. Если появляется необходимость уединиться, то всегда можно уйти в переговорную, на кухню или в зону отдыха. А в одном из офисов на стенах размещены картины известных современных художников, отчего офис стал фактически небольшой частной галереей. Поэтому, на мой взгляд, эффективнее всего в open space размещать одну или несколько команд, которые работают в одном режиме, в одном ритме. Например, здесь будет комфортно менеджерам по продажам, которые непрерывным потоком работают со звонками на телефоне. Но если вместе с ними посадить отдел разработки (а им часто требуется тишина для концентрации на коде), то вторые, скорее всего, просто не смогут работать. Если всё-таки нет возможности рассадить команды по разным пространствам, то лучше организовать хотя бы тихие «островки» или мини-кабинеты для персональной работы, чтобы те, кому надо собраться и в одиночку подумать над задачей, могли это сделать. Также у сотрудников обязательно должно быть хотя бы небольшое пространство для отдыха, где можно немного выдохнуть после напряжённых часов работы или сложной задачи. Это может быть комната с библиотекой, парой спортивных тренажёров, Х-box для игр и т.п. Независимо от типа офиса дизайн должен быть современным и удобным, а интересные объекты и инсталляции добавят индивидуальности интерьеру, создадут позитивное настроение сотрудникам и отвлекут от рутины.


Денис Сидоров,
директор по развитию финансовой онлайн-платформы Webbankir:

– Мы практикуем обе формы организации офисного пространства в зависимости от подразделений. Например, бухгалтерия, юристы и маркетологи работают в Webbankir в отдельных кабинетах по пять – десять человек, а программисты – в open space. Это продиктовано тем, что IT-специалисты – самое многочисленное подразделение в нашей компании, больше четверти сотрудников. Всего в двух open space работают около 100 человек. Под каждый проект у нас формируется своя команда разработчиков. Им удобнее сидеть рядом с друг другом, чтобы решать задачи напрямую. Поэтому в нашем open space нет постоянно зафиксированных рабочих мест: человек может сам выбрать, где ему сидеть, исходя из текущих проектов. Это повышает эффективность коммуникации, а следовательно, и всего рабочего процесса. Мы считаем верным решением при организации рабочего пространства исходить из специфики работы того или иного специалиста. Именно поэтому мы гибко сочетаем open space с коридорно-кабинетной системой.

Виктория Гаджиева